Первые действия, которые нужно сделать при проверке отчета:
1.
Сверьте итоговые остатки на конец периода по
оборотно - сальдовой ведомости об из предыдущего отчета с итоговыми остатками на
начало периода по оборотно - сальдовой ведомости из текущего отчета.
ЭТИ ЦИФРЫ ДОЛЖНЫ
БЫТЬ АБСОЛЮТНО ОДИНАКОВЫМИ ДО ПОСЛЕДНЕЙ КОПЕЙКИ!!!
Не важно, какие у вас
обороты, не важно, какие схемы движения товара и денег, не важно, что через
ваше предприятие проходят миллиарды в день. Остатки на конец периода из
предыдущего отчета должны быть равны до копейки остаткам на начало периода из
текущего отчета. В случае расхождения бухгалтер должен четко и ясно объяснить
из-за чего возникла разница. Это очень важный момент, который позволяет вам
убедиться, что в предыдущих периодах, по которым вы уже принимали отчеты,
никаких изменений не производилось.
Оборотно - сальдовая ведомость - этот документ должен быть в каждом отчете и вышеуказанная сверка должна производиться между документами находящимися в разных отчетах. Например при принятии отчета за июнь, необходимо сверять обротно - сальдовые ведомости за июнь и май.
2.
Сверьте строку 1.4 Пассива Баланса «Финансовый
результат за отчетный период» со строкой «Чистая прибыль» Отчета о прибылях и убытках. Цифры должны быть одинаковыми.
3.
Сверьте строку 2.9 Актива Баланса «Денежные
средства» со строкой «Денежные средства на конец периода» Отчета о движении денежных средств. Цифры должны быть одинаковыми.
Пункты 2 и 3 всего лишь покажут вам правильность составления
этих форм и ничего более.
В случае же необходимости проведения более тщательной
проверки, будем проверять основные статьи баланса:
1. Основные средства
Для проверки правильности данной статьи необходимо
посмотреть акт инвентаризации основных средств предприятия. Как правило, такую
процедуру производят не чаще одного раза в год.
2. Остатки на складе.
Для проверки правильности отражения остатков ТМЦ на складах
необходимо посмотреть акт инвентаризации складских остатков. Инвентаризацию
складских остатков имеет смысл проводить не реже одного раза в три месяца. Хотя
по некоторым видам деятельности (например торговля нефтепродуктами) такую
проверку проводят ежемесячно. В случае наличия очень больших складских остатков
и большой номенклатурой требующих больших трудозатрат для проведения полной
инвентаризации, проводят частичные инвентаризации по отдельным номенклатурным
позициям.
3. Дебиторская и кредиторская задолженность
контрагентов (покупатели, поставщики, подрядчики).
Для подтверждения правильности отражения дебиторской и
кредиторской задолженности бухгалтер должен предоставить акты сверки между
вашим предприятием и каждым из интересующих вас должников. Проверять всех
контрагентов тотально как правило не имеет смысла, достаточно проверить
основных – тех на кого приходится основной товарный и денежный оборот.
4. Денежные средства
Денежные средства предприятия хранятся на расчетном счете и
в кассе. Соответственно, для проверки правильности отражения в учете необходимо
сверить учетный данные по расчетному счету с данными программы «Клиент-Банк», а
учетные данные по касса с данными кассовой тетради (книги, журнала).
5. Подотчетные средства.
Если вы хотите проверить правильность отражения в учете
подотчетных денежных средств находящихся на руках у сотрудников, то вам
необходимо потребовать от всех сотрудников закрыть свои подотчеты на
определенную дату (причем много времени для закрытия не давайте, два-три дня не
больше). Закрыть подотчет можно двумя способами:
1.
Отчитаться о расходах.
2.
Сдать в кассу неиспользованные денежные
средства.
То есть через два-три дня (не больше!) после издания
вышеупомянутого приказа:
1.
бухгалтер отвечающий за учет подотчетных средств
должен Вам предъявить нулевой остаток по данному счету;
2.
кассир должен показать возврат денежных средств
в кассу. Не поленитесь! Сходите на рабочее место кассира и проверьте соответствие
фактического наличия денег в кассе с учетными данными.
После проверки денежные средства опять можно раздать
сотрудникам, которые в них нуждаются.